Quản lý mua hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, chất lượng sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp. Một quy trình quản lý mua hàng hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn đảm bảo nguồn hàng ổn định, đáp ứng đúng nhu cầu sản xuất và kinh doanh. Theo Báo cáo Chuỗi cung ứng toàn cầu 2023 của Deloitte, có tới 79% doanh nghiệp cho rằng mua hàng là yếu tố then chốt để tăng lợi nhuận bền vững. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các bước quản lý mua hàng hiệu quả dưới đây.

Xác định nhu cầu mua hàng

Bước đầu tiên là phân tích nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định chính xác về số lượng, chủng loại và thời gian cần mua.

• Thực tiễn: Doanh nghiệp thường dựa vào báo cáo tồn kho, kế hoạch sản xuất hoặc dự báo bán hàng để xác định nhu cầu.
• Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguyên vật liệu, tránh chi phí phát sinh.
• Nhược điểm nếu bỏ qua: Nguy cơ đặt hàng không phù hợp, gây lãng phí hoặc gián đoạn hoạt động.

Để tối ưu quy trình này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng GSOFT nhằm tự động hóa bước xác định nhu cầu, quản lý tồn kho và lên kế hoạch nhập hàng chính xác hơn.

Lập kế hoạch và ngân sách mua hàng

Sau khi đã xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch và phân bổ ngân sách.

Cách thực hiện:

• Xác định mức ngân sách tối đa.
• Dự kiến chi phí vận chuyển, bảo quản, và thuế.
• Đặt ra ưu tiên: chất lượng hay giá thành.

Theo một khảo sát của CIPS – Viện Mua hàng và Cung ứng (Anh), các công ty có kế hoạch mua hàng chi tiết thường tiết kiệm trung bình 12–15% chi phí hàng năm so với các công ty mua hàng thiếu kế hoạch.

Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chi vượt mức hoặc phân bổ sai nguồn vốn.

Nhược điểm nếu bỏ qua: Ngân sách bị đội lên, ảnh hưởng đến dòng tiền.

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Đây là khâu quan trọng để đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh.

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:

• Năng lực sản xuất và giao hàng.
• Giá cả và chính sách chiết khấu.
• Độ tin cậy (thời gian giao hàng, chất lượng ổn định).
• Dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ kỹ thuật.

Chuyên gia Mark Ellis, tác giả cuốn “Procurement in Practice” cho rằng: “Doanh nghiệp nên duy trì ít nhất hai nhà cung cấp chiến lược để giảm thiểu rủi ro gián đoạn nguồn hàng.”

Ưu điểm: Đa dạng hóa nguồn cung, giảm rủi ro phụ thuộc.

Nhược điểm nếu chọn sai: Dẫn đến hàng kém chất lượng, giao hàng trễ, ảnh hưởng uy tín.

Đàm phán và ký kết hợp đồng

Đàm phán không chỉ xoay quanh giá cả mà còn liên quan đến các điều khoản thanh toán, thời hạn giao hàng, và trách nhiệm bảo hành.

Một số lưu ý khi đàm phán:

So sánh nhiều báo giá trước khi quyết định.

Thỏa thuận rõ ràng về điều kiện giao hàng (Incoterms).

Đưa ra các cam kết phạt nếu nhà cung cấp vi phạm.

Theo nghiên cứu của McKinsey & Company, các doanh nghiệp có đội ngũ mua hàng chuyên nghiệp thường đạt được mức chiết khấu cao hơn 7–10% so với doanh nghiệp thiếu kỹ năng đàm phán.

Ưu điểm: Đảm bảo lợi ích lâu dài và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Nhược điểm nếu thiếu chặt chẽ: Có thể dẫn đến tranh chấp hoặc thiệt hại tài chính.

Theo dõi quá trình đặt hàng và giao hàng

Quản lý mua hàng không kết thúc khi hợp đồng được ký. Doanh nghiệp cần giám sát tiến độ và chất lượng giao hàng.

• Công cụ hỗ trợ: Hệ thống ERP, phần mềm quản lý mua hàng giúp theo dõi đơn hàng theo thời gian thực.
• Ví dụ thực tiễn: Công ty sản xuất điện tử Samsung áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng tự động, giúp giảm tới 20% thời gian giao nhận và hạn chế sai sót.

Ưu điểm: Chủ động xử lý khi có rủi ro như trễ hàng hoặc thiếu hàng.

Nhược điểm nếu bỏ qua: Hàng về trễ, gián đoạn sản xuất, thiệt hại doanh thu.

Kiểm tra, nghiệm thu và nhập kho

Trước khi nhập kho, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chất lượng và số lượng.

• Các bước nghiệm thu:

So sánh với hợp đồng và phiếu đặt hàng.

Kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn.

Ghi nhận biên bản bàn giao.

Theo một báo cáo của Viện Quản lý Chuỗi cung ứng (ISM, Mỹ), có tới 32% doanh nghiệp gặp sự cố chất lượng do khâu nghiệm thu bị bỏ qua hoặc làm qua loa.

Ưu điểm: Đảm bảo hàng hóa đạt chuẩn, giảm thiểu rủi ro khi sản xuất.

Nhược điểm nếu làm sai: Dẫn đến hàng kém chất lượng, chi phí bảo hành tăng cao.

Quản lý mua hàng hiệu quả là sự kết hợp giữa kỹ năng phân tích, lập kế hoạch, đàm phán và kiểm soát chất lượng. Sáu bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao tính cạnh tranh, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và giảm thiểu rủi ro.

Để triển khai một quy trình quản lý mua hàng hiện đại, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn các giải pháp phần mềm nhằm tối ưu hiệu quả. Một trong những đơn vị uy tín trong lĩnh vực này là GSOFT, cung cấp các công cụ hỗ trợ quản lý mua hàng, quản lý kho và chuỗi cung ứng toàn diện, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.