Trong bối cảnh bất động sản ngày càng phát triển mạnh mẽ, việc quản lý hiệu quả trở thành thách thức lớn đối với cả doanh nghiệp lẫn cá nhân sở hữu nhiều tài sản. Nếu trước đây, sổ sách hay Excel là công cụ quen thuộc thì nay phần mềm quản lý bất động sản nổi lên như giải pháp  giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và minh bạch tài chính. Vậy có nên dùng phần mềm quản lý bất động sản không và trong trường hợp nào nó thực sự cần thiết?

Phần mềm quản lý bất động sản là gì?

Phần mềm quản lý bất động sản là công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp, chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà hoặc nhà môi giới trong việc quản lý toàn bộ quy trình vận hành bất động sản. Các tính năng phổ biến bao gồm: quản lý hợp đồng thuê, theo dõi thanh toán, quản lý cư dân, báo cáo tài chính, quản lý bảo trì – sửa chữa, cũng như chăm sóc khách hàng.

Theo báo cáo của Market Research Future (2023), thị trường phần mềm quản trị bất động sản toàn cầu dự kiến sẽ đạt hơn 21,4 tỷ USD vào năm 2030, với tốc độ tăng trưởng bình quân hơn 5,6%/năm. Điều này cho thấy nhu cầu số hóa trong lĩnh vực bất động sản đang ngày càng tăng, đặc biệt tại các quốc gia có tốc độ đô thị hóa cao như Việt Nam.

Chuyên gia quản lý bất động sản ông Nguyễn Văn Hưng, Giám đốc vận hành một tập đoàn bất động sản lớn tại TP.HCM chia sẻ: “Trong bối cảnh quy mô bất động sản ngày càng mở rộng, việc quản lý thủ công bằng Excel hoặc giấy tờ không còn phù hợp. Ứng dụng phần mềm giúp tiết kiệm ít nhất 30–40% thời gian xử lý công việc và giảm sai sót tài chính.”

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã lựa chọn các giải pháp hiện đại như phần mềm quản lý bất động sản GSOFT để cải thiện quy trình quản lý. Với các tính năng chuyên sâu từ quản lý hợp đồng, tài chính cho đến chăm sóc khách hàng, phần mềm không chỉ hỗ trợ tiết kiệm chi phí vận hành mà còn nâng cao trải nghiệm cho cư dân và nhà đầu tư.

Có nên dùng phần mềm quản lý bất động sản không?

Câu hỏi này thường được đặt ra bởi các chủ đầu tư, ban quản lý và cả những cá nhân sở hữu nhiều bất động sản. Để trả lời, cần nhìn từ cả góc độ lợi ích và hạn chế.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm

Tăng hiệu quả quản lý: Thay vì lưu trữ hồ sơ rời rạc, phần mềm tập trung toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng. Người quản lý có thể theo dõi hợp đồng, hạn thanh toán, lịch bảo trì chỉ với vài thao tác.

Minh bạch tài chính: Các phần mềm hiện nay thường tích hợp tính năng báo cáo tự động, giúp theo dõi dòng tiền, công nợ, chi phí vận hành rõ ràng. Theo khảo sát của Buildium (2022), 81% nhà quản lý bất động sản cho biết phần mềm đã giúp họ phát hiện sớm tình trạng chậm thanh toán và giảm thất thoát tài chính.

Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp: Với hệ thống CRM tích hợp, cư dân hoặc khách thuê có thể gửi yêu cầu bảo trì, phản ánh dịch vụ trực tuyến. Điều này giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng, một yếu tố then chốt trong việc duy trì tỷ lệ lấp đầy.

Tiết kiệm nhân sự: Thay vì cần một đội ngũ lớn để nhập liệu, nhắc nhở, theo dõi hợp đồng, phần mềm có thể tự động hóa phần lớn công việc.

Hỗ trợ ra quyết định: Báo cáo theo thời gian thực (real-time) giúp ban lãnh đạo nắm được tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Hạn chế và thách thức khi triển khai

Chi phí đầu tư: Các phần mềm chuyên nghiệp thường có chi phí từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm, tùy vào quy mô và tính năng. Với các cá nhân chỉ quản lý vài căn hộ, khoản phí này có thể là gánh nặng.

Yêu cầu đào tạo nhân sự: Không phải nhân viên nào cũng quen sử dụng phần mềm ngay lập tức. Việc đào tạo ban đầu tốn thời gian và có thể làm gián đoạn công việc.

Phụ thuộc vào công nghệ: Khi hệ thống gặp sự cố kỹ thuật hoặc mất kết nối internet, việc quản lý có thể bị gián đoạn.

Bảo mật dữ liệu: Bất động sản liên quan đến thông tin tài chính và pháp lý quan trọng. Nếu không chọn nhà cung cấp uy tín, rủi ro rò rỉ dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến cả chủ đầu tư và khách hàng.

Như vậy, câu trả lời không đơn giản là “có” hay “không”, mà cần dựa trên quy mô, ngân sách và mục tiêu quản lý của từng tổ chức hoặc cá nhân.

Đọc thêm: Các bước quản lý mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Trường hợp nào nên dùng phần mềm quản lý bất động sản?

Không phải ai cũng cần đến phần mềm quản trị bất động sản. Tuy nhiên, trong một số trường hợp sau, việc ứng dụng là cần thiết:

• Doanh nghiệp bất động sản hoặc chủ đầu tư quy mô lớn: Với hàng trăm căn hộ, tòa nhà hoặc khu công nghiệp, việc quản lý thủ công gần như bất khả thi. Phần mềm giúp tự động hóa từ khâu bán hàng, quản lý hợp đồng, đến chăm sóc khách hàng.
• Ban quản lý tòa nhà, khu chung cư: Quản lý cư dân, phí dịch vụ, điện nước, an ninh, bảo trì… nếu làm bằng Excel sẽ mất nhiều thời gian và dễ sai sót. Phần mềm giúp minh bạch chi phí, đồng thời tăng sự hài lòng của cư dân.
• Nhà môi giới hoặc công ty phân phối bất động sản: Cần theo dõi hàng trăm khách hàng tiềm năng, hợp đồng đặt cọc, lịch thanh toán… Việc dùng phần mềm CRM chuyên biệt cho bất động sản giúp tránh bỏ sót khách hàng và tăng tỷ lệ chốt giao dịch.
• Cá nhân sở hữu nhiều bất động sản cho thuê: Nếu bạn chỉ có 1 – 2 căn hộ, quản lý bằng bảng tính vẫn ổn. Nhưng khi số lượng căn hộ cho thuê vượt quá 5 -10, phần mềm sẽ giúp theo dõi thanh toán, hợp đồng và tình trạng phòng trống dễ dàng hơn.
• Các doanh nghiệp hướng tới số hóa và minh bạch: Trong thời đại chuyển đổi số, ứng dụng phần mềm là cách để khẳng định uy tín với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.

Phần mềm quản lý bất động sản không phải là “cây đũa thần” giải quyết mọi vấn đề, nhưng nó là công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả, minh bạch tài chính và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Đối với các doanh nghiệp, chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà có quy mô vừa và lớn, việc triển khai phần mềm là cần thiết và mang tính chiến lược. Ngược lại, với cá nhân sở hữu ít bất động sản, việc sử dụng phần mềm có thể cân nhắc dựa trên chi phí và nhu cầu thực tế.

Một trong những giải pháp phần mềm quản lý bất động sản uy tín hiện nay là GSOFT. Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai trong lĩnh vực quản lý tòa nhà và bất động sản, GSOFT mang đến hệ thống quản lý chuyên nghiệp, dễ sử dụng và nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính.