Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc được áp dụng trong các tổ chức để thu thập, quản lý và báo cáo dữ liệu liên quan đến hoạt động tài chính – kế toán. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp các kiến thức quan trọng nhằm giúp kế toán viên hiểu về tầm quan trọng, thành phần và khái niệm chi tiết của hệ thống thông tin kế toán.

Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc mà các cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của họ. Hệ thống thông tin kế toán được coi là việc áp dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý thông tin.

Thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán cơ bản thường bao gồm bốn thành phần chính: Con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng IT,

Con người

Người dùng trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là những người tham gia sử dụng hệ thống. Hệ thống kế toán giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Hệ thống cũng đơn giản hóa việc cung cấp thông tin cho bên ngoài tổ chức hoặc doanh nghiệp khi cần.

Thủ tục và hướng dẫn

Các phương pháp mà hệ thống thông tin kế toán sử dụng để thu thập, tổng hợp, truy xuất và xử lý dữ liệu được gọi là thủ tục và hướng dẫn. Dữ liệu có thể được lấy từ cả nguồn nội bộ (như nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (như các đơn đặt hàng trực tuyến từ khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn này được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và quá trình đào tạo. Để đạt được hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ một cách nhất quán.

Dữ liệu

Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có một cơ sở dữ liệu có cấu trúc tương tự như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL). Hệ thống cũng yêu cầu nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và cung cấp đầu ra theo định dạng khác nhau để đáp ứng nhu cầu của từng người dùng và các loại thông tin khác nhau.

Loại dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm các loại dữ liệu sau đây:

• Hóa đơn bán hàng
• Báo cáo phân tích kinh doanh
• Yêu cầu mua hàng
• Hóa đơn từ nhà cung cấp
• Sổ đăng ký kiểm tra
• Sổ cái chung
• Dữ liệu kiểm kê
• Bảng chấm công
• Thông tin thuế

Phần mềm

Các chương trình máy tính trong hệ thống quản lý thông tin kế toán ngày càng được phát triển để tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Những phần mềm này cung cấp nhiều tính năng và tiện ích đa dạng, giúp tăng cường hiệu quả quản lý tài chính và đơn giản hóa các công việc liên quan đến kế toán.

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

• Thu thập và lưu trữ dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan bao gồm:
• Cung cấp báo cáo tài chính cho khách hàng, nhà đầu tư và kiểm toán viên.
• Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đáng tin cậy để hỗ trợ việc lập kế hoạch.
• Cung cấp thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý, kiểm tra và kiểm soát thực hiện kế hoạch.
• Cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác để hỗ trợ hoạt động điều hành hàng ngày của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp:
• Bảo vệ tài sản vật chất và tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.
• Kiểm soát các hoạt động liên quan đến thông tin trong doanh nghiệp để đảm bảo xử lý chính xác và kịp thời.

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Lưu trữ và xử lý dữ liệu

Với sự phát triển không ngừng của khoa học và công nghệ, các ngành kinh tế khác cũng đang phát triển mạnh mẽ. Điều này đặt ra một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp về việc lưu trữ và quản lý thông tin tài chính-kế toán.

Trong bối cảnh này, vai trò của hệ thống thông tin kế toán trở nên cực kỳ quan trọng. Hệ thống này đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ và xử lý thông tin để cung cấp những thông tin hữu ích và đáng tin cậy nhất, phục vụ cho quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Cầu nối cho hệ thống quản trị

Hệ thống thông tin kế toán đã phát triển như một cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp trong các tổ chức và doanh nghiệp. Ngoài việc lưu trữ và xử lý thông tin, hệ thống còn có nhiệm vụ thống kê tổng hợp để tạo ra các báo cáo kế toán chính xác. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể giải quyết công việc kế toán một cách nhanh chóng và tăng cường tính tương tác trong quá trình làm việc.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Hệ thống thông tin kế toán đóng góp một phần quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng hệ thống này, nhà quản lý có thể tránh những sai sót không đáng có trong quá trình lưu trữ thông tin. Điều này giúp giảm thiểu những tổn thất có thể xảy ra và ngăn chặn những thiệt hại nghiêm trọng về mặt tài chính cho doanh nghiệp.

Ứng dụng nocode trong kế toán

Công nghệ No-Code đã thúc đẩy sự phát triển trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả kế toán. Nó cho phép người không có kiến thức lập trình tạo ra các ứng dụng và quy trình kế toán một cách dễ dàng hơn, giảm thiểu sự phụ thuộc vào các nhà phát triển hoặc chuyên gia kỹ thuật. Dưới đây là một số cách mà công nghệ No-Code có thể được ứng dụng trong lĩnh vực kế toán:

• Tạo ứng dụng quản lý chi phí và thu nhập: Người quản lý tài chính có thể sử dụng các công cụ No-Code để xây dựng ứng dụng theo dõi và quản lý chi phí, thu nhập, và lập báo cáo tài chính.
• Tự động hóa quy trình kế toán: Sử dụng các công cụ No-Code để xây dựng các quy trình tự động hoá trong kế toán như xác nhận thanh toán, xử lý hóa đơn, và cân đối tài khoản.
• Xây dựng báo cáo tài chính tùy chỉnh: Các công cụ No-Code cho phép người dùng thiết kế báo cáo tài chính tùy chỉnh mà không cần kiến thức về lập trình.
• Quản lý thông tin thuế: Tạo ứng dụng giúp theo dõi và tính toán các khoản thuế, cũng như tự động hoá quá trình nộp thuế.
• Quản lý tài sản cố định: Sử dụng công nghệ No-Code để tạo ứng dụng quản lý tài sản cố định, giúp theo dõi giá trị, khấu hao, và bảo trì tài sản.
• Quản lý khách hàng và nhà cung cấp: Tạo hệ thống quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp để dễ dàng theo dõi các giao dịch và liên hệ với họ.
• Quản lý dự án và ngân sách: Sử dụng công cụ No-Code để tạo ứng dụng quản lý dự án và ngân sách, giúp theo dõi tiến độ dự án và chi phí liên quan.
• Kiểm soát và bảo mật dữ liệu kế toán: Đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ thông qua các ứng dụng No-Code để quản lý dữ liệu kế toán.

Tham khảo thêm các bài viết liên quan:

• low code vs no code
• nocode app builder

Công nghệ No-Code cung cấp cơ hội cho các chuyên gia kế toán và người quản lý tài chính tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm bớt thời gian và công sức, cũng như tăng tính chính xác và hiệu suất. Tuy nhiên, việc lựa chọn các công cụ No-Code phù hợp và đảm bảo tích hợp chúng vào môi trường kế toán cần phải được thực hiện cẩn thận.

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán đã đóng góp một phần quan trọng trong việc giải quyết ba vấn đề lớn của doanh nghiệp tư nhân hiện nay. Thứ nhất, nó hỗ trợ và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Thứ hai, nó hỗ trợ quá trình ra quyết định cho doanh nghiệp. Cuối cùng, nó hỗ trợ nghiệp vụ và hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và thịnh vượng.

Nếu bạn muốn tìm kiếm một công cụ hỗ trợ làm báo cáo tài chính mà không cần sử dụng code, thì hãy liên hệ với zilcode – đơn vị chuyên cung cấp nền tảng nocode số 1 Việt Nam.