Phần mềm lưu trữ tài liệu là một công cụ vô cùng hữu dụng trong việc lưu trữ, quản lý, sao lưu và chia sẻ dữ liệu với mọi người. Phần mềm giúp tiết kiệm bộ nhớ và không gian lưu trữ được hiệu quả hơn. Sau đây là danh sách các phần mềm quản lý tài liệu được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

Giới thiệu phần mềm lưu trữ tài liệu

Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm để hỗ trợ trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy cụ thể, phần mềm quản lý, lưu trữ tài liệu là gì? Tại sao nên ứng dụng phần mềm này vào công tác quản lý giấy tờ, dữ liệu bên trong doanh nghiệp? 

Phần mềm lưu trữ tài liệu là gì?

Phần mềm lưu trữ tài liệu là công cụ hỗ trợ hữu ích dành cho người dùng trong việc quản lý thông tin, dữ liệu một cách an toàn, hiệu quả và tiện ích. Phần mềm quản lý dữ liệu được chia thành 2 loại là trực tuyến và ngoại tuyến.

Chức năng của phần mềm quản lý tài liệu

Phần mềm quản lý dữ liệu gồm có các chức năng chính là:

• Giúp quản lý công việc (văn bản, hợp đồng, thư viện, hồ sơ tài liệu, thông tin khách hàng) được dễ dàng và chính xác hơn.
• Ghi chép, cập nhật, kiểm soát thời gian, số lượng tài liệu một cách cụ thể và nhanh chóng.
• Hỗ trợ trong việc tìm kiếm, tra cứu văn bản thuận tiện hơn.
• Giúp người dùng sao lưu, chia sẻ văn bản với người khác một cách đơn giản và tiện lợi.
• Chỉnh sửa, phân quyền chi tiết cho người dùng theo từng loại văn bản cụ thể.
• Thể hiện rõ tổng quan biểu đồ, hình ảnh, các tệp tài liệu để dễ dàng theo dõi và nắm bắt.

Tại sao nên sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu?

Việc sử dụng các phần mềm lưu trữ dữ liệu mang đến nhiều lợi ích cho người dùng trong việc quản lý sổ sách, ghi chép, tài liệu được chính xác hơn. 

Lưu trữ lượng tài liệu khổng lồ

Phần mềm cho phép người dùng lưu trữ một số lượng lớn tài liệu lên trực tuyến thay vì sử dụng phương thức lưu trữ thủ công, dễ xảy ra các sai sót như: văn bản bị lỗi, trùng lặp, thông tin sai lệch nhưng khó có thể tìm kiếm, lọc ra và sửa chữa. 

Bên cạnh đó, việc lưu trữ bằng phần mềm còn giúp người dùng sắp xếp văn bản theo một trật tự có khoa học, nhờ đó việc kiểm soát và quản lý được hiệu quả hơn.

Quản lý tài liệu có hệ thống

Sử dụng phương pháp quản lý tài liệu trực tuyến sẽ hỗ trợ tốt hơn trong việc tìm kiếm, tra cứu, sắp xếp và chỉnh sửa văn bản. Hơn thế nữa, phần mềm sẽ giúp phân chia tài liệu được cụ thể và rõ ràng, tạo sự nhất quán trong kho tài liệu của hệ thống, từ đó việc kiểm soát lượng văn bản sẽ trở nên thuận tiện hơn. 

Tiết kiệm chi phí

Phần mềm quản lý dữ liệu giúp tiết kiệm một số khoản chi quản lý tài liệu theo phương thức truyền thống như: phí duy trì kho lưu trữ, mặt bằng, vật liệu, nhân sự,… Thay vào đó, bạn chỉ cần trả chi phí sử dụng và duy trì phần mềm là đã có thể quản lý kho tài liệu một cách dễ dàng hơn.

Tính bảo mật cao

Phần mềm lưu trữ dữ liệu được thiết kế và xây dựng bởi công nghệ kỹ thuật hiện đại, có hệ thống bảo mật an toàn cao, hạn chế tình trạng bị rò rỉ hoặc mất tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.

Top 7 phần mềm lưu trữ dữ liệu miễn phí đang được ưa chuộng hiện nay

Sau đây là danh sách và đánh giá 7 phần mềm quản lý, lưu trữ dữ liệu phổ biến và được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng ngày nay. Hãy cùng theo dõi thông tin cụ thể và chi tiết hơn qua bài viết được cung cấp ngay sau đây!

1. Google Drive – Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí

Google Drive được phát triển dựa trên nền tảng bởi Google, là một phần mềm lưu trữ dữ liệu trực tuyến rất quen thuộc đối với mọi người. Google Drive cho phép người dùng truy cập, quản lý, sao lưu và chia sẻ tài liệu với nhau trên đa nền tảng. 

Bộ nhớ đám mây miễn phí được Google cung cấp với dung lượng khoảng 15GB và được đánh giá là nơi lưu trữ tài liệu miễn phí tuyệt vời.

Một số đặc điểm nổi bật của Google Drive là:

• Miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ.
• Sao lưu và chia sẻ dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng bằng những thao tác vô cùng đơn giản.
• Chỉnh sửa và tra cứu lịch sử chính xác, nhanh chóng.
• Truy cập nguồn lưu trữ dữ liệu ở mọi lúc, mọi nơi khi có kết nối mạng một cách tiện lợi.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng và sắp xếp tài liệu.
• Truy xuất, tra cứu dữ liệu nhanh chóng bằng công cụ tìm kiếm.
• Thiết lập chế độ chia sẻ tài liệu công khai hoặc riêng tư tùy theo nhu cầu của người dùng.

2. DropBox – Phần mềm quản lý dữ liệu miễn phí

Đây là một nền tảng lưu trữ đám mây miễn phí khá phổ biến và được nhiều người sử dụng hiện nay bởi tính năng sao lưu tuyệt vời của nó. DropBox cung cấp đầy đủ các tính năng cực kỳ hữu ích, có không gian lưu trữ miễn phí (2GB) và nếu cần nâng cấp  thêm dung lượng thì vẫn có nhiều gói dịch vụ khác nhau để lựa chọn.

Một số đặc điểm nổi bật của DropBox là:

• Giao diện đơn giản, dễ sắp xếp và quản lý dữ liệu.
• Hỗ trợ tự động sao lưu văn bản khi được cài chỉnh chế độ.
• Truy cập tài liệu ngoại tuyến dễ dàng.
• Bảo vệ toàn bộ tệp và tài liệu bằng tính năng tự động xóa từ xa khi thiết bị chứa đựng vô tình bị mất.
• Gửi các tệp lớn dễ dàng, nhanh chóng bằng cách dán liên kết hoặc sao chép.
• Đồng bộ hóa các thư mục trên máy tính với phần mềm.
• Tự động tải ảnh, video từ thư viện lên phần mềm lưu trữ tài liệu.

Xem thêm: Top 9 Phần Mềm Phục Hồi Dữ Liệu Máy Tính Miễn Phí

3. OneDrive – Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí

OneDrive là phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí được phát triển bởi Microsoft và được cài đặt sẵn đối với máy tính sử dụng hệ điều hành Windows. Bên cạnh đó, OneDrive còn có thể cài đặt, sử dụng và đồng bộ dữ liệu trên cả điện thoại, máy tính (Android, iOS). 

Một số đặc điểm nổi bật của OneDrive là:

• Hỗ trợ dung lượng lưu trữ miễn phí 5GB.
• Được phép truy cập offline các tệp quan trọng sau khi đã sao lưu và đồng bộ.
• Với tính năng gắn thẻ tự động giúp bạn tìm kiếm hình ảnh dễ dàng.
• Hiện thông báo khi tài liệu được chia sẻ chung có người chỉnh sửa.
• Chọn tệp đính kèm email và lưu trực tiếp vào thư mục.
• Tạo sự thuận tiện khi lập khảo sát bằng Excel.
• Sao lưu và chia sẻ tệp, ảnh, video nhanh chóng.

4. iCloud – Phần mềm lưu trữ dữ liệu miễn phí

Apple iCloud là phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí tốt nhất được phát triển riêng  dành cho hệ điều hành iOS hoặc macOS. Apple iCloud cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ tài liệu giữa các thiết bị có cùng hệ điều hành với nhau. Tuy nhiên, đây cũng là mặt hạn chế của phần mềm này. 

Mặc dù vậy, người dùng vẫn có thể an tâm sử dụng bởi hệ thống bảo mật dữ liệu của Apple vô cùng an toàn và hiệu quả. 

Một số đặc điểm nổi bật của iCloud là:

• Có độ bảo mật cao, an toàn,
• Bộ nhớ lưu trữ có dung lượng miễn phí là 5GB.
• Hỗ trợ chia sẻ hình ảnh, video dễ dàng và nhanh chóng.
• Người dùng có thể bắt đầu cuộc trò chuyện chính xác từ điểm dừng trước đó.
• Giúp gửi tin nhắn và sao lưu chúng tự động.
• Sắp xếp thư mục, tệp, tài liệu gọn gàng, có khoa học.

5. Mega – Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí

Đây là một trong những phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí và phổ biến nhất hiện nay. Mega được ưa chuộng bởi không gian lưu trữ lớn miễn phí lên tới 50GB và khả năng tự động sao lưu toàn bộ dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Mega hầu như đáp ứng được đầy đủ nhu cầu sử dụng cá nhân bởi các tính năng tiện ích mà phần mềm đem lại cho người sử dụng.

Một số đặc điểm nổi bật của Mega là:

• Không gian lưu trữ miễn phí rộng lớn (50GB) và tự động sao lưu dữ liệu lên hệ thống.
• Hỗ trợ tải xuống nhiều tệp trong tệp zip bằng ứng dụng di động.
• Tính năng xác minh qua 2 lớp bảo mật giúp đảm bảo dữ liệu bên trong được an toàn.
• Có thể truy cập vào tệp tin, thư mục nhanh chóng ngay cả khi offline.
• Trực tiếp thực hiện cuộc gọi hoặc tin nhắn ngay trên phần mềm.
• Quản lý và chia sẻ toàn bộ tập tin chỉ với một liên kết.

6. MediaFire – Phần mềm lưu trữ dữ liệu miễn phí

Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí Media Fire cũng được đánh giá là một sản phẩm tốt, đáng sử dụng. MediaFire được dùng để quản lý, chia sẻ tài liệu, ảnh trực tuyến và có dung lượng lưu trữ miễn phí ban đầu là 10GB nhưng có thể tăng lên tới 50GB. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ cung cấp các tính năng hữu ích giúp việc xử lý tệp tin được dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Một số đặc điểm nổi bật của MediaFire là:

• Có thể tải nhiều tệp lên cùng một lúc ở bất kỳ trình duyệt nào.
• Miễn phí dung lượng lưu trữ từ 10 – 50GB.
• Tự động sao lưu toàn bộ tài liệu nhanh chóng, đơn giản.
• Lưu trữ, chia sẻ tài liệu dễ dàng bằng cách dán liên kết hoặc sao chép.
• Tìm kiếm, sắp xếp các tệp tin và thư mục theo một trật tự có khoa học, logic.

Khám phá ngay Top 6 phần mềm tăng tốc máy tính hiệu quả nhất

7. Box – Phần mềm quản lý dữ liệu miễn phí

Phần mềm cuối cùng trong danh sách các phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí không thể không nhắc đến đó là Box. Đây là ứng dụng hỗ trợ truy cập tài liệu nhanh chóng trên nhiều thiết bị điện tử thông qua Website trực tuyến và được phát hành trên cả 2 nền tảng iOS, Android.

Một số đặc điểm nổi bật của Box là:

• Có thể cung cấp không gian lưu trữ miễn phí lên tới 10GB.
• Có khả năng kiểm soát bảo mật và đảm bảo an toàn thông tin.
• Chia sẻ tài liệu, hình ảnh dễ dàng bằng đường liên kết.
• Hỗ trợ truy cập và mở tài liệu từ những ứng dụng liên kết khác.
• Cho phép truy cập dữ liệu khi đang ở chế độ ngoại tuyến.

Bài viết trên là tổng hợp những thông tin và đặc điểm nổi bật của các phần mềm quản lý, lưu trữ tài liệu miễn phí, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu. Tuy nhiên, các phần mềm kể trên chỉ có thể cung cấp một khoảng dung lượng miễn phí nhất định, nếu muốn thêm không gian lưu trữ thì bạn cần nâng cấp hoặc trả thêm phí cho các gói dịch vụ để có mức lưu trữ rộng và thoải mái hơn. 

Nhờ có phần mềm lưu trữ tài liệu trực tuyến mà người dùng có thể sắp xếp, quản lý, chỉnh sửa, chia sẻ các tài liệu được thuận tiện và an toàn hơn. Hy vọng bài viết trên sẽ đem lại những thông tin hữu ích và phù hợp nhất dành cho bạn.