Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu xuất hóa đơn online trực tiếp trên máy tính và mong muốn tìm kiếm một phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp? Vậy, hãy cùng chúng tôi theo dõi bài viết sau đây để tìm ra được giải pháp phần mềm lý tưởng và hiệu quả nhất nhé!

Giới thiệu về phần mềm xuất hoá đơn điện tử 

Ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy đã và đang được áp dụng rộng rãi. Chính vì nhu cầu sử dụng ngày càng tăng này đã dẫn đến sự ra đời của hàng loạt phần mềm hỗ trợ quản lý các loại hóa đơn. 

Vậy cụ thể, các phần mềm xuất hóa đơn điện tử là gì và tiêu chí lựa chọn như thế nào? Việc ứng dụng phần mềm vào quá trình hoạt động kinh doanh đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là gì?

Phần mềm xuất hóa đơn điện tử là phần mềm được sử dụng với mục đích lưu trữ, quản lý và phát hành hóa đơn trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp. Phần mềm còn được xem là sản phẩm của các “tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử” – Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Phần mềm xuất hóa đơn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập, nhập dữ liệu từ phần mềm kế toán được liên kết. Đây là phần mềm có thể cài đặt trên máy tính hoặc ứng dụng dưới dạng SaaS, sử dụng trực tiếp trên website của nhà cung cấp.

Các chức năng chính của phần mềm xuất hóa đơn

Sau đây là một số tính năng chính mà phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp cho người dùng, bao gồm:

• Hỗ trợ thống kê những báo cáo liên quan đến hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ các nghiệp vụ về hóa đơn như: tạo và xuất hóa đơn, điều chỉnh, chuyển đổi hoặc xóa bỏ hóa đơn.
• Sử dụng trên nhiều nền tảng và thiết bị điện tử khác nhau như: Website, điện thoại, máy tính,…
• Gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng qua SMS, Email,…
• Tích hợp các phần mềm liên quan khác như: ERP, bán hàng, kế toán,…
• Đáp ứng đầy đủ tính pháp lý, tính liên kết và mức độ bảo mật của hoá đơn điện tử.

Lợi ích của việc chuyển đổi phần mềm xuất hóa đơn điện tử

Ngoài những tính năng tiện lợi nêu trên thì việc chuyển đổi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trực tuyến mang lại lợi ích to lớn dành cho doanh nghiệp như sau:

• Giúp tiết kiệm chi phí in ấn, sổ sách ghi chép, giao dịch, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn.
• Giảm thiểu các quy trình thủ công và làm tăng hiệu suất nghiệp vụ liên quan đến doanh nghiệp.
• Đem đến sự an toàn và có mức độ bảo mật cao bởi khả năng lưu trữ trên điện toán đám mây, hạn chế các rủi ro làm mất, hỏng hóa đơn.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng, không làm mất thời gian chờ đợi hoặc thao tác khó khăn khi có nhu cầu xuất hóa đơn.
• Giải quyết được bài toán chi phí và gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Những tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn tốt và uy tín

Hiện nay, trên thị trường có đa dạng phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau. Mỗi phần mềm đều có những đặc tính, ưu và nhược điểm riêng. Vậy nên, để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất thì bạn có thể dựa vào một vài tiêu chí dưới đây.

Tính pháp lý

Phần mềm hóa đơn điện tử phải có đầy đủ tính pháp lý thì mới được xem là hợp lệ và điều đó được quy định tại Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Tính bảo mật

Khi lựa chọn nơi cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, bạn cần chọn đơn vị có độ uy tín và đảm bảo an toàn. Nên lựa chọn phần mềm được áp dụng công nghệ bảo mật cao để tránh xảy ra các rủi ro phiền toái khác.

Chi phí hợp lý

Trước khi tiến hành đăng ký phần mềm xuất hóa đơn điện tử thì bạn cần tìm hiểu rõ toàn bộ chi phí ẩn và công khai để có phương án sử dụng hiệu quả nhất. Cần lưu ý một số khoản phí sau đây: phí khởi tạo hóa đơn, phí thiết kế hóa đơn (nếu có), phí duy trì hàng năm, phí tích hợp, phí theo số lượng hóa đơn điện tử. 

Dễ sử dụng, thao tác và thân thiện với người dùng

Đối với nhu cầu cần phát hành một lượng lớn hóa đơn điện tử mỗi ngày thì tính thuận tiện và sử dụng dễ dàng luôn được ưu tiên hàng đầu. Khi phần mềm được đơn giản hóa các bước thực hiện sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian cho doanh nghiệp.

Dịch vụ hỗ trợ tốt

Các quy định về thuế và hóa đơn điện tử thường xuyên thay đổi trong một vài năm gần đây. Cho nên, việc phần mềm đi đôi với đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp cập nhật và hỗ trợ thông tin nhanh chóng là rất cần thiết. Điều này giúp cho việc giải quyết các vấn đề, khó khăn gặp phải, cũng như hoạt động của phần mềm được diễn ra trơn tru, nhanh chóng hơn.

Tích hợp với phần mềm kế toán

Việc tích hợp với phần mềm kế toán sẽ giúp giảm thiểu tối đa thời gian nhập liệu, tránh được những rủi ro, sai sót trong việc kết toán hóa đơn. Đây là một tính năng vô cùng quan trọng cần lưu ý trước khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.

Top 6 phần mềm xuất hóa đơn điện tử hiệu quả và phù hợp nhất

Dưới đây là danh sách giới thiệu tổng quan 6 phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến và được tin dùng nhất hiện nay. Hãy cùng theo dõi thông tin cụ thể qua bài viết sau đây!

1. MISA meInvoice: Phần mềm xuất hóa đơn điện tử của MISA 

Đứng đầu danh sách là phần mềm MISA meInvoice thuộc Công ty Cổ phần MISA. Đây là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119.2018/NĐ-CP và được các doanh nghiệp, chính phủ lựa chọn. Đây cũng chính là phần mềm duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain, đảm bảo an toàn, độ bảo mật tuyệt đối và chống làm giả hóa đơn hàng đầu thế giới.

Hệ sinh thái của meInvoice vô cùng phong phú, gồm nhiều chức năng, phân hệ, có khả năng liên kết và tích hợp với những phần mềm liên quan khác. Một đặc điểm nổi bật nữa đó là khách hàng có thể tra cứu và lập hóa đơn ở mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị điện tử nào. Phần mềm meInvoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm được các khoản chi in ấn, lưu trữ, bảo quản và vận chuyển hóa đơn. 

Sau đây là một số tính năng nổi bật của MISA meInvoice:

• Xuất hóa đơn điện tử ngay trên thiết bị di động một cách dễ dàng.
• Có khả năng xuất hóa đơn hàng loạt.
• Kết nối với nhiều phần mềm khác, tiết kiệm thời gian nhập liệu.
• Tự động hóa quy trình nhập liệu thông tin khách hàng, giảm thời gian lập hóa đơn.
• Giúp theo dõi hạn nợ và nhắc nhở thanh toán đúng hạn cho từng hóa đơn, hạn chế vấn đề chậm trả từ khách hàng.
• Thanh toán hóa đơn trực tuyến dễ dàng trên di động thông qua các cổng thanh toán phổ biến.
• Đáp ứng đầy đủ thông tin các mẫu hóa đơn theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Tổng hợp báo cáo tự động tình hình sử dụng hóa đơn để xuất dữ liệu dễ dàng.
• Gửi và nhắc nợ hóa đơn qua tin nhắn SMS, hỗ trợ tra cứu bằng QR Code.

Để trải nghiệm MISA meInvoice, bạn có thể đăng ký dùng thử phần mềm xuất hóa đơn điện tử miễn phí trong 7 ngày.

>> Thông tin liên hệ: https://www.meinvoice.vn/

2. SInvoice: Phần mềm xuất hóa đơn điện tử – Viettel

S-Invoice là sản phẩm của Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel), chuyên cung cấp các giải pháp quản lý hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice được ứng dụng công nghệ hiện đại nhiều lớp, có lớp bảo mật cao, tạo sự an toàn tuyệt đối trong việc lưu trữ và quản lý hóa đơn.

Các công việc liên quan đến hóa đơn đều được thực hiện ngay trên thiết bị điện tử và có khả năng phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc, lên tới hàng triệu hóa đơn/ngày. Hóa đơn được ký số điện tử đều có giá trị về mặt pháp lý và có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có nhu cầu.

Sau đây là một số tính năng nổi bật của S-Invoice, gồm có:

• Tạo lập hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm.
• Kho mẫu hóa đơn đa dạng, có thể lựa chọn hoặc tự thiết kế theo sở thích.
• Hỗ trợ chữ ký số bằng HSM, ký đơn lẻ hoặc theo lô, USB Token.
• Khả năng tích hợp đa dạng với các phần mềm sẵn có khác của doanh nghiệp.
• Đáp ứng đa dạng mọi loại hình và quy mô của doanh nghiệp.
• Module kết nối trực tiếp tới Tổng cục Thuế.
• Khách hàng dễ dàng tra cứu bằng cổng thông tin sẵn có.
• Hỗ trợ gửi hóa đơn qua SMS, Email cho khách hàng.

>> Thông tin liên hệ: https://sinvoice.viettel.vn/

3. VNPT-Invoice: Phần mềm xuất hóa đơn điện tử – VNPT

VNPT-Invoice là sản phẩm của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT, được xây dựng và bình chọn ở danh sách top các phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất.

Phần mềm VNPT-Invoice đem tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí trong việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ và quản lý hóa đơn.

Sau đây là một số tính năng nổi bật của VNPT-Invoice, gồm có:

• Đặt hàng thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu.
• Phát hành, ký hóa đơn nhanh chóng với số lượng lớn, theo lô để dễ quản lý và thống kê.
• Có tem chống giả Barcode, QR Code giúp tăng tính bảo mật và độ an toàn của hóa đơn.
• Kết nối tới cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
• Hỗ trợ ký số bằng HSM, Token và gửi hóa đơn điện tử qua SMS, Email cho khách hàng.
• Đáp ứng đa dạng mọi loại hình, quy mô của doanh nghiệp.
• Tạo sự thuận tiện khi hạch toán, thống kê, đối chiếu dữ liệu.

>> Thông tin liên hệ: https://vnpt-einvoice.com.vn/

4. EasyInvoice: Phần mềm xuất hóa đơn điện tử – Softdreams

Đây là phần mềm hóa đơn điện tử thuộc Công ty Công nghệ Softdreams được ưa chuộng và sử dụng nhiều hiện nay. EasyInvoice có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, hỗ trợ cho doanh nghiệp trong vấn đề báo cáo, kê khai thuế, quản lý doanh thu, in ấn, lưu trữ và phát hành hóa đơn điện tử.

EasyInvoice được tích hợp nhiều tính năng nổi bật, cho phép các doanh nghiệp đăng ký, tạo lập, theo dõi, quản lý và xuất hóa đơn điện tử. Đồng thời phần mềm còn nắm giữ vai trò trong việc truyền, nhận dữ liệu lên hệ thống của cơ quan thuế.

Sau đây là một số tính năng nổi bật của EasyInvoice, gồm có:

• Có thời hạn lưu trữ hóa đơn cao (10 năm) và có độ bảo mật, an toàn tuyệt đối.
• Hỗ trợ mọi thủ tục phát hành hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế và xử lý khó khăn 24/7.
• Có khả năng xuất hóa đơn hàng loạt.
• Tra cứu hóa đơn dễ dàng theo nhiều hình thức khác nhau.
• Tích hợp chức năng phân quyền người dùng theo nhu cầu quản trị.
• Giao diện trực quan dễ quản lý và sử dụng theo danh mục, có thể kết nối với các phần mềm khác có sẵn của doanh nghiệp.
• Phần mềm tích hợp kho mẫu hóa đơn phong phú, được phép lựa chọn theo sở thích.
• Tích hợp đầy đủ chức năng tạo và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Thuế.
• Hỗ trợ cập nhật đầy đủ thông tin khách hàng và sản phẩm nhanh chóng.

>> Thông tin liên hệ: https://easyinvoice.vn/

5. E-Invoice: Phần mềm xuất hóa đơn điện tử – Thái Sơn

E-Invoice là sản phẩm thuộc Công ty TNHH Phát triển Công Nghệ Thái Sơn và tuân thủ đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính. Các doanh nghiệp hàng đầu tin dùng E-Invoice và lựa chọn triển khai gồm có: Samsung, CocaCola, Lotte, Aeon Mall, Lazada, Golden Gate,…

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice giúp tiết kiệm tối đa các khoản chi phí như: in ấn, vận chuyển, phát hành hóa đơn và tối ưu hóa thời gian triển khai phần mềm được hiệu quả hơn. E-Invoice luôn cố gắng nỗ lực để đem đến những giá trị hữu ích và sự tiện lợi dành cho khách hàng khi sử dụng.

Sau đây là một số tính năng nổi bật của E-Invoice, gồm có:

• Tích hợp và truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống sẵn có khác của doanh nghiệp.
• Thực hiện dễ dàng, nhanh chóng việc kê khai và nộp đầy đủ các loại thuế khác nhau.
• Kết nối với các phần mềm bán hàng, chữ kỹ số của doanh nghiệp.
• Tự động hóa quy trình nhập liệu các chứng từ, hóa đơn, bảng sao kê,…
• Tổng hợp số liệu tự động vào báo cáo tài chính, báo cáo thuế,…
• Kết nối trực tiếp với hệ thống ngân hàng để thực hiện giao dịch, đối chiếu, tra cứu số dư thực tế.
• Kho mẫu báo cáo đa dạng có thể lựa chọn, thiết kế, chỉnh sửa theo sở thích.

>> Thông tin liên hệ: https://einvoice.com.vn/

6. New-Invoice: Phần mềm xuất hóa đơn điện tử – NEW Invoice

Phần mềm New-Invoice được phát triển và xây dựng bởi Công ty Cổ phần Hóa đơn điện tử NEW Invoice, do Cục thuế Hà Nội đánh giá chất lượng, có độ uy tín cao. Mặc dù, New-Invoice chưa được phổ biến nhiều trên thị trường nhưng nhìn chung đây cũng là một phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt, giúp tiết kiệm nhiều khoản chi phí cho doanh nghiệp.

Sau đây là một số tính năng nổi bật của New-Invoice, gồm có:

• Hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử thuận tiện, dễ dàng, giúp tối ưu thời gian hiệu quả hơn.
• Phần mềm tích hợp kho mẫu hóa đơn đa dạng giúp người dùng có thể tự chọn theo sở thích.
• Có thể kết nối với những phần mềm kế toán, bán hàng để thống nhất được toàn bộ dữ liệu hệ thống.
• Cập nhật thông tin sản phẩm, khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng.
• Giúp theo dõi, báo cáo công nợ và nhắc nhở thanh toán hóa đơn của khách hàng.

>> Thông tin liên hệ: https://newinvoice.com.vn/

Bài viết trên là tổng hợp 6 phần mềm xuất hóa đơn hiệu quả và uy tín nhất. Những nội dung chia sẻ trên đây đều được cập nhật cụ thể, rõ ràng. Các phần mềm trên đều đáp ứng đầy đủ tính pháp lý và độ bảo mật cao, đem tới sự trải nghiệm tốt nhất dành cho khách hàng. 

Tuy nhiên, mỗi phần mềm xuất hóa đơn đều sẽ có những tính năng, đặc điểm và mức giá dịch vụ khác nhau. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu rõ trước khi lựa chọn sử dụng. Hy vọng bài viết trên sẽ là những thông tin bổ ích giúp bạn có thể tìm kiếm, lựa chọn và tải phần mềm xuất hóa đơn điện tử phù hợp nhất với nhu cầu.