Mỗi dịp cuối năm và đầu năm mới, câu chuyện về thuế thu nhập cá nhân lại trở thành chủ đề nóng hổi được giới văn phòng và người lao động tự do quan tâm đặc biệt. Dù là nghĩa vụ bắt buộc hay quyền lợi để nhận lại số tiền nộp thừa, việc thực hiện thủ tục này vẫn khiến nhiều người bối rối vì các quy định phức tạp. Nắm vững cách quyết toán thuế TNCN không chỉ giúp bạn tránh được các khoản phạt hành chính do nộp chậm mà còn là cơ hội để bảo vệ túi tiền của chính mình thông qua việc nhận hoàn thuế.

Hiểu rõ bản chất của việc quyết toán thuế

Trước khi đi sâu vào các bước thực hiện, người lao động cần hiểu đúng khái niệm này là gì. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình người nộp thuế tự kê khai hoặc ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập kê khai với cơ quan thuế về tổng thu nhập nhận được trong năm dương lịch.

Mục đích chính của công việc này là xác định lại chính xác số tiền thuế thực tế phải nộp so với số tiền đã tạm nộp trong năm.

• Nếu số tiền đã tạm nộp lớn hơn số phải nộp, bạn sẽ được hoàn lại phần chênh lệch hoặc bù trừ vào kỳ sau.
• Nếu số tiền đã tạm nộp nhỏ hơn số phải nộp, bạn có nghĩa vụ đóng thêm phần còn thiếu vào ngân sách nhà nước.

Quá trình quyết toán thuế này giúp minh bạch hóa các khoản thu nhập và đảm bảo sự công bằng cho mọi đối tượng lao động.

Những ai phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Không phải tất cả mọi người đi làm đều phải thực hiện thủ tục này. Việc xác định xem mình có thuộc nhóm đối tượng bắt buộc hay không là bước đầu tiên trong cách quyết toán thuế TNCN mà bạn cần lưu ý.

Xác định bản thân thuộc nhóm phải nộp thêm hay được hoàn thuế là bước đầu tiên quan trọng đối với mọi người lao động.

Luật quản lý thuế hiện hành chia thành các nhóm đối tượng cụ thể cần thực hiện nghĩa vụ này.

Nhóm bắt buộc phải quyết toán

Đây là nhóm người lao động có số thuế phải nộp thêm sau khi tính toán lại tổng thu nhập trong năm. Cụ thể, nếu số tiền thuế phải nộp lớn hơn số tiền thuế đã được công ty khấu trừ hàng tháng, bạn buộc phải làm thủ tục quyết toán và nộp thêm. Tuy nhiên, nếu số thuế phải nộp thêm nhỏ hơn 50.000 đồng, bạn được miễn quyết toán và không phải nộp số tiền này.

Nhóm có nhu cầu hoàn thuế

Nhóm này thường bao gồm những người đã nộp thừa tiền thuế trong năm và muốn lấy lại số tiền đó. Ví dụ, bạn làm việc không đủ 12 tháng, có người phụ thuộc nhưng chưa đăng ký giảm trừ kịp thời, hoặc tổng thu nhập chưa đến mức chịu thuế nhưng đã bị khấu trừ 10% tại nguồn. Việc thực hiện cách quyết toán thuế TNCN trong trường hợp này là quyền lợi, không phải nghĩa vụ bắt buộc.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán cần ghi nhớ

Việc nhớ đúng các mốc thời gian quan trọng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc và tránh các rủi ro pháp lý.

Quy định hiện nay phân chia thời hạn dựa trên vai trò của người nộp hồ sơ:

• Đối với tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 31/03).
• Đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 30/04 hoặc 02/05 tùy theo lịch nghỉ lễ).

Một điểm đáng lưu ý là đối với các cá nhân có số thuế nộp thừa và muốn xin hoàn thuế, pháp luật không quy định thời hạn nộp hồ sơ. Bạn có thể nộp bất cứ lúc nào trong năm mà không lo bị phạt.

Ghi nhớ mốc thời gian 30/04 giúp cá nhân chủ động nộp hồ sơ đúng hạn và tránh các khoản phạt chậm nộp không đáng có.

Phương thức ủy quyền quyết toán qua tổ chức chi trả

Đây là cách quyết toán thuế TNCN đơn giản và nhẹ nhàng nhất dành cho người lao động. Thay vì phải tự mày mò trên các hệ thống kê khai, bạn có thể nhờ bộ phận kế toán của công ty làm thay.

Để được ủy quyền, bạn cần thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau đây:

• Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán.
• Cá nhân có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế 10% tại nguồn (nếu không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập này).

Khi đủ điều kiện, bạn chỉ cần điền thông tin vào mẫu giấy ủy quyền (Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN) và gửi lại cho bộ phận nhân sự hoặc kế toán của công ty.

Hướng dẫn quy trình tự quyết toán thuế online

Đối với những người có thu nhập từ hai nơi trở lên, hoặc đã nghỉ việc tại thời điểm quyết toán, hoặc muốn xin hoàn thuế, bạn bắt buộc phải tự mình thực hiện. Hiện nay, ngành thuế đã triển khai hệ thống Thuế điện tử (eTax) và ứng dụng eTax Mobile, giúp cách quyết toán thuế TNCN trở nên thuận tiện hơn rất nhiều mà không cần đến trực tiếp cơ quan thuế.

Dưới đây là trình tự các bước thực hiện trên cổng Dịch vụ công hoặc website Thuế điện tử.

Ứng dụng eTax Mobile và hệ thống Thuế điện tử giúp việc tự quyết toán thuế trở nên nhanh chóng và thuận tiện ngay tại nhà.

Chuẩn bị tài khoản và đăng nhập

Bạn cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử. Hiện nay, tiện lợi hơn cả là bạn có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 để đăng nhập trực tiếp vào hệ thống Thuế Việt Nam (Canhan.gdt.gov.vn).

Lựa chọn tờ khai phù hợp

Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục “Quyết toán thuế” và chọn tờ khai “02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021)”. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chọn cơ quan thuế quyết toán. Đây là bước rất quan trọng và dễ sai sót.

• Nếu bạn đang đi làm tại một công ty và đã tính giảm trừ gia cảnh tại đó, hãy chọn cơ quan thuế quản lý công ty bạn đang làm.
• Nếu bạn đã nghỉ việc hoặc làm tự do, hãy chọn cơ quan thuế nơi bạn cư trú (thường trú hoặc tạm trú).

Điền thông tin tờ khai

Hệ thống sẽ hỗ trợ tự động điền một số thông tin cơ bản. Tuy nhiên, bạn cần nhập chính xác các số liệu quan trọng từ chứng từ khấu trừ thuế mà các công ty cũ đã cung cấp cho bạn.

Các chỉ tiêu cần lưu ý bao gồm:

• Tổng thu nhập chịu thuế trong năm (cộng tổng từ tất cả các nguồn).
• Các khoản giảm trừ (giảm trừ bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm xã hội, từ thiện…).
• Số thuế đã khấu trừ tại nguồn.

Nộp hồ sơ và đính kèm chứng từ

Sau khi kiểm tra số liệu và xác nhận mã OTP, bạn cần đính kèm các file ảnh hoặc bản scan của chứng từ chứng minh. Các tài liệu thường bao gồm Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (do công ty cấp), Thư xác nhận thu nhập (nếu có).

Các hồ sơ cần chuẩn bị để quyết toán suôn sẻ

Để quy trình diễn ra nhanh chóng, khâu chuẩn bị giấy tờ đóng vai trò then chốt. Việc thiếu sót chứng từ sẽ khiến hồ sơ của bạn bị cơ quan thuế từ chối hoặc yêu cầu giải trình, gây mất thời gian.

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế và giấy tờ giảm trừ gia cảnh là chìa khóa để hồ sơ được duyệt nhanh chóng.

Danh mục hồ sơ cần thiết bạn nên tập hợp sẵn sàng:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Đây là văn bản quan trọng nhất thể hiện số tiền thuế bạn đã đóng tại từng công ty. Bạn cần liên hệ với kế toán của các công ty đã làm việc trong năm để xin cấp chứng từ này (hiện nay chủ yếu là chứng từ điện tử).
• Tài liệu chứng minh người phụ thuộc: Giấy khai sinh con cái, giấy xác nhận cư trú hoặc giấy tờ chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với cha mẹ, vợ chồng.
• Chứng từ chứng minh các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có).
• Thông tin tài khoản ngân hàng chính chủ để nhận tiền hoàn thuế.

Những sai lầm thường gặp khi tự quyết toán

Dù hệ thống online đã hỗ trợ rất nhiều, người nộp thuế vẫn thường xuyên mắc phải các lỗi cơ bản khiến hồ sơ bị treo hoặc bị phạt. Hiểu rõ những điểm này giúp bạn thực hiện cách quyết toán thuế TNCN chính xác hơn.

Một số lỗi điển hình cần tránh:

• Chọn sai cơ quan thuế quản lý: Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả về. Bạn cần xác định rõ tình trạng cư trú và nơi làm việc hiện tại để chọn đúng chi cục thuế.
• Kê khai thiếu thu nhập: Nhiều người chỉ kê khai thu nhập ở nơi làm việc chính mà bỏ qua các khoản thu nhập vãng lai, cộng tác viên ở nơi khác. Cơ quan thuế có hệ thống dữ liệu liên thông và dễ dàng phát hiện sự thiếu hụt này.
• Không trùng khớp số liệu với chứng từ: Số tiền nhập vào tờ khai phải chính xác đến từng con số lẻ so với chứng từ khấu trừ thuế.
• Quên ghi mã số thuế người phụ thuộc: Nếu người phụ thuộc đã có mã số thuế, bạn bắt buộc phải điền vào, nếu không hệ thống sẽ không ghi nhận giảm trừ.

Giải pháp cho các trường hợp hồ sơ phức tạp

Đối với những cá nhân có nguồn thu nhập đơn giản, việc tự thao tác trên máy tính là hoàn toàn khả thi. Tuy nhiên, có những trường hợp hồ sơ rất phức tạp như người nước ngoài, người có thu nhập toàn cầu, hoặc cá nhân kinh doanh nhiều ngành nghề. Khi đó, việc tự mày mò các quy định thuế chằng chịt có thể dẫn đến sai sót và rủi ro bị truy thu thuế sau này.

Đối với các hồ sơ phức tạp hoặc đa nguồn thu nhập, dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu giúp bạn an tâm tuyệt đối.

Lúc này, tìm đến sự hỗ trợ của dịch vụ kế toán thuế là một lựa chọn khôn ngoan. Các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sở hữu đội ngũ nhân sự am hiểu sâu sắc về luật thuế và có kinh nghiệm xử lý các hồ sơ khó.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp bao gồm:

• Được tư vấn kỹ lưỡng về các khoản được trừ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
• Tiết kiệm thời gian đi lại và chuẩn bị hồ sơ vì đã có nhân viên dịch vụ làm thay.
• Hạn chế tối đa các sai sót về số liệu và thủ tục hành chính.
• Được hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế nếu có vướng mắc phát sinh.

Chi phí cho các dịch vụ này thường không quá cao so với công sức bạn phải bỏ ra để tự tìm hiểu và sửa sai. Đây là giải pháp an toàn giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ quyết toán thuế một cách nhẹ nhàng.

Thực hiện đúng cách quyết toán thuế TNCN là trách nhiệm của mỗi công dân và cũng là cách để bạn quản lý tài chính cá nhân hiệu quả hơn. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã nắm bắt được quy trình và tự tin thực hiện hồ sơ của mình trong kỳ quyết toán sắp tới. Hãy chuẩn bị đầy đủ chứng từ và thực hiện sớm để tránh tình trạng quá tải hệ thống vào những ngày cuối cùng của hạn nộp.