Việc biến một ý tưởng kinh doanh sơ khai thành một thực thể pháp lý hoàn chỉnh là cột mốc đáng nhớ trong sự nghiệp của mọi doanh nhân. Tuy nhiên, hệ thống thủ tục hành chính phức tạp cùng vô vàn các văn bản luật hiện hành thường khiến những người lần đầu khởi nghiệp cảm thấy bối rối. Nắm vững quy trình thành lập doanh nghiệp không đơn thuần là việc hoàn thiện hồ sơ giấy tờ, đó là bước đi chiến lược giúp bạn xây dựng nền móng pháp lý vững chắc và vận hành công ty trơn tru ngay từ những ngày đầu tiên.

Chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin tiền khởi tạo

Trước khi bắt tay vào soạn thảo hồ sơ nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư, nhà sáng lập cần dành thời gian để xác định rõ các yếu tố cốt lõi của công ty. Sự chuẩn bị này đóng vai trò then chốt, giúp hồ sơ của bạn được chấp thuận nhanh chóng và hạn chế tối đa việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.

Việc xác định rõ tên, địa chỉ và vốn điều lệ ngay trên giấy tờ là bước đệm vững chắc trước khi nộp hồ sơ chính thức.

Dưới đây là các đầu mục thông tin quan trọng cần được chốt lại trước khi điền vào biểu mẫu:

• Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Đây là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu quản lý và trách nhiệm tài chính của bạn sau này. Bạn có thể cân nhắc giữa Công ty Trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên), Công ty Cổ phần hoặc Doanh nghiệp tư nhân. Mỗi loại hình đều có ưu và nhược điểm riêng biệt về khả năng huy động vốn cũng như mức độ rủi ro của chủ sở hữu.
• Đặt tên doanh nghiệp: Tên công ty cần tuân thủ nguyên tắc không trùng lặp, không gây nhầm lẫn với các đơn vị đã đăng ký trước đó và không vi phạm thuần phong mỹ tục. Tra cứu tên trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là thao tác bắt buộc để kiểm tra tính khả dụng.
• Xác định địa chỉ trụ sở chính: Địa điểm đặt trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp (có hợp đồng thuê hoặc sổ đỏ). Lưu ý rằng các căn hộ chung cư có chức năng để ở và các khu tập thể không được phép sử dụng làm trụ sở công ty.
• Kê khai vốn điều lệ: Mức vốn này thể hiện cam kết trách nhiệm tài sản của doanh nghiệp với đối tác. Dù pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu cho hầu hết các ngành nghề, bạn nên đăng ký con số phù hợp với quy mô kinh doanh thực tế để tạo sự tin tưởng và tránh rủi ro khi phải chịu trách nhiệm trên số vốn đã cam kết.
• Đăng ký ngành nghề kinh doanh: Bạn cần áp mã ngành kinh tế cấp 4 theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam cho các lĩnh vực mình dự định hoạt động. Đối với các ngành nghề có điều kiện (như y tế, giáo dục, bảo vệ…), bạn sẽ cần đáp ứng thêm các chứng chỉ hoặc giấy phép con sau khi thành lập.

Soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Sau khi đã thống nhất các thông tin nền tảng, bước tiếp theo trong quy trình thành lập doanh nghiệp là hiện thực hóa chúng trên văn bản. Bộ hồ sơ cần được soạn thảo chính xác theo các mẫu quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP.\

Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia giúp tiết kiệm thời gian đi lại và dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý.

Một bộ hồ sơ tiêu chuẩn gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh thường bao gồm các tài liệu sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định cho từng loại hình).
• Điều lệ công ty có chữ ký của chủ sở hữu và các thành viên sáng lập.
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty Cổ phần).
• Bản sao công chứng Căn cước công dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý cá nhân của các thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật.
• Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp).

Hiện nay, việc nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận Một cửa đã được thay thế phần lớn bằng hình thức nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Phương thức này giúp tiết kiệm thời gian đi lại và minh bạch hóa quá trình xử lý. Sau khi tải hồ sơ lên mạng và ký số xác thực, bạn sẽ nhận được giấy biên nhận. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bạn sẽ nhận được thông báo chi tiết để hoàn thiện lại.

Khắc dấu và công bố thông tin doanh nghiệp

Nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hay còn gọi là Giấy phép kinh doanh) là bạn đã hoàn thành 50% chặng đường. Tuy nhiên, công ty chưa thể hoạt động ngay nếu thiếu con dấu pháp nhân và chưa công bố thông tin ra công chúng.

Con dấu pháp nhân là vật bất ly thân, khẳng định giá trị pháp lý của doanh nghiệp trên mọi văn bản, hợp đồng.

Các công việc tiếp theo cần thực hiện ngay lập tức bao gồm:

• Làm con dấu doanh nghiệp: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Bạn có thể liên hệ các đơn vị khắc dấu để đặt làm. Hiện nay, doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu dấu với cơ quan công an hay Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây, giúp giảm bớt một thủ tục hành chính rườm rà.
• Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Đây là thủ tục bắt buộc phải thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép. Thông tin về công ty bạn sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia. Nếu không thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 1 đến 3 triệu đồng.
• Treo biển hiệu tại trụ sở: Biển hiệu công ty cần thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế và số điện thoại. Việc treo biển giúp cơ quan thuế quản lý địa bàn xác minh được doanh nghiệp có hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký hay không.

Thiết lập hồ sơ thuế ban đầu và chữ ký số

Giai đoạn hậu cấp phép là lúc doanh nghiệp bắt đầu bước vào sự quản lý của cơ quan thuế. Để tránh bị khóa mã số thuế hoặc bị phạt tiền chậm nộp tờ khai, bạn cần hoàn tất các thủ tục thuế ban đầu một cách nhanh chóng.

Chữ ký số (USB Token) là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế và xuất hóa đơn điện tử.

Danh sách các đầu việc pháp lý về thuế cần ưu tiên xử lý:

• Mua chữ ký số (Token): Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký tay của giám đốc trên môi trường điện tử. Bạn cần thiết bị này để kê khai thuế, nộp thuế điện tử và ký các hóa đơn điện tử.
• Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp cần mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng thương mại và thực hiện thông báo số tài khoản này với Sở Kế hoạch và Đầu tư (thông qua mẫu II-1). Mọi giao dịch nộp thuế sau này bắt buộc phải trích từ tài khoản này mới được coi là hợp lệ.
• Đăng ký nộp thuế điện tử: Kết nối tài khoản ngân hàng với hệ thống Thuế điện tử (Etax) để nộp tiền thuế online.
• Khai và nộp lệ phí môn bài: Tờ khai lệ phí môn bài cần được nộp ngay sau khi ra hoạt động. Doanh nghiệp mới thành lập năm 2024 trở đi thường được miễn lệ phí môn bài cho năm đầu tiên, nhưng tờ khai thì vẫn bắt buộc phải nộp để ghi nhận thông tin.
• Phát hành hóa đơn điện tử: Liên hệ các nhà cung cấp phần mềm để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.

Những rủi ro thường gặp khi tự làm thủ tục

Nhiều chủ doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm chi phí đã chọn cách tự mình mày mò thực hiện toàn bộ quy trình thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, do thiếu kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế, họ thường vấp phải những sai sót đáng tiếc gây mất thời gian và tiền bạc.

Một số lỗi sai phổ biến mà người mới thường mắc phải:

• Đăng ký vốn điều lệ quá cao: Nhiều người lầm tưởng vốn càng cao thì công ty càng hoành tráng. Thực tế, vốn điều lệ cao đồng nghĩa với việc bạn phải chịu trách nhiệm tài sản lớn và đóng lệ phí môn bài ở mức cao hơn. Nếu không góp đủ vốn trong 90 ngày, bạn sẽ bị phạt và phải làm thủ tục giảm vốn rất phức tạp.
• Áp sai mã ngành nghề: Việc chọn mã ngành không khớp với hoạt động thực tế hoặc thiếu các mã ngành quan trọng sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi xuất hóa đơn sau này.
• Quên nộp hồ sơ thuế ban đầu: Đây là lỗi sơ đẳng nhưng rất nhiều người mắc phải. Sau khi có giấy phép, chủ doanh nghiệp mải mê tìm kiếm khách hàng mà quên mất nghĩa vụ nộp tờ khai thuế môn bài và đăng ký phương pháp tính thuế, dẫn đến việc bị cơ quan thuế phạt tiền triệu ngay khi chưa có đồng doanh thu nào.

Giải pháp từ dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp

Để gỡ rối cho các nhà khởi nghiệp và giúp họ tập trung hoàn toàn vào chiến lược kinh doanh, tìm đến sự hỗ trợ của các đơn vị chuyên môn là một lựa chọn sáng suốt. Dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo hồ sơ mà còn cung cấp những lời khuyên giá trị về mô hình quản trị, cách thức góp vốn và các lưu ý về thuế suất.

Khi hợp tác với các chuyên gia, bạn sẽ được phân tích kỹ lưỡng về ưu nhược điểm của từng loại hình công ty, từ đó đưa ra quyết định phù hợp với định hướng phát triển lâu dài. Họ cũng sẽ giúp bạn rà soát tên công ty để tránh các tranh chấp về thương hiệu trong tương lai, điều mà các công cụ tra cứu online đôi khi không thể hiện hết được.

Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói giống như việc trao chìa khóa trao tay, giúp bạn sở hữu giấy phép kinh doanh mà không tốn công sức đi lại.

Đặc biệt, sử dụng giải pháp thành lập doanh nghiệp trọn gói là phương án tối ưu về mặt thời gian và công sức. Với gói dịch vụ này, đơn vị cung cấp sẽ thay mặt bạn thực hiện toàn bộ các bước từ A đến Z: soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, lấy kết quả, khắc dấu, đăng ký chữ ký số và hoàn thiện hồ sơ thuế ban đầu. Bạn chỉ cần cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân và ký tên vào hồ sơ đã được soạn sẵn. Mọi rủi ro pháp lý về thủ tục hành chính sẽ được chuyển giao cho bên dịch vụ xử lý, giúp bạn an tâm tuyệt đối để bắt đầu hành trình kinh doanh của mình.

Khởi sự kinh doanh là một chặng đường dài đầy thử thách nhưng cũng rất vinh quang. Việc tuân thủ đúng và đủ quy trình thành lập doanh nghiệp ngay từ những bước đi đầu tiên chính là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và cam kết nghiêm túc với đứa con tinh thần của mình. Một nền tảng pháp lý vững chắc sẽ là bệ phóng an toàn giúp doanh nghiệp của bạn vươn cao, vươn xa và gặt hái được nhiều thành tựu rực rỡ trên thương trường khốc liệt.