Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ trở nên dễ dàng hơn với máy móc, phần mềm. Thế nhưng việc lưu trữ hồ sơ bản cứng vẫn đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực nhất định. Các loại bìa đựng hồ sơ chính là công cụ cần thiết hỗ trợ sắp xếp, lưu trữ giấy tờ một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ tổng hợp đến bản các loại bìa hồ sơ thông dụng nhất hiện nay!

Tìm hiểu về công dụng của bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ hay còn gọi là bìa kẹp hồ sơ, bìa sơ mi, folder. Đây là vật dụng văn phòng phẩm không thể thiếu tại mỗi văn phòng. Công dụng của chính của bìa đựng hồ sơ cụ thể:

• Các loại bìa đựng hồ sơ được sử dụng với mục đích phân loại các hạng mục hồ sơ, giấy tờ. Hồ sơ có thể được phân loại dựa vào tên, thời gian, hạng mục, thời gian, màu sắc bìa,… được dán sẵn bên ngoài. Nhờ đó, việc tìm kiếm, truy xuất thông tin sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt là khi công ty cần lưu trữ lượng lớn giấy tờ, tài liệu. 
• Sử dụng các loại bìa kẹp hồ sơ giúp sắp xếp tài liệu một cách gọn gàng, chỉnh chu và có khoa học. Điều này không chỉ giúp tăng tính thẩm mỹ của văn phòng mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong khâu quản lý hồ sơ. 
• Bìa kẹp hồ sơ còn có công dụng bảo quản giấy tờ, tài liệu khỏi bụi bẩn, ẩm mốc, giúp lưu trữ hồ sơ trong thời gian dài. 
• Ngoài công dụng phân loại, bảo quản tài liệu, các loại bìa đựng hồ sơ còn có thể được dùng để làm bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp, nâng cao giá trị riêng.

>>> Xem thêm: 5 Mẫu Kệ Để Tài Liệu Bàn Làm Việc Siêu Bền Đẹp 

Các loại bìa đựng hồ sơ thông dụng nhất hiện nay

Hiện nay các loại bìa đựng hồ sơ rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và màu sắc. Nhờ đó, khách hàng có thể lựa chọn mẫu bìa hồ sơ phù hợp cho việc lưu trữ giấy tờ văn phòng. Dưới đây là top 10+ mẫu bìa đựng hồ sơ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:

Mẫu bìa còng 

Bìa còng là mẫu bìa đựng hồ sơ được sử dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Đây là dạng bìa được sản xuất từ giấy cứng, bên ngoài bọc thêm một lớp nhựa simili nhẵn bóng. Lớp nhựa này vừa có công dụng tăng tính thẩm mỹ cho sản phẩm, vừa có khả năng chống thấm nước, hạn chế bụi bẩn. Các mẫu bìa còng được sử dụng để lưu trữ, bảo quản và phân loại các loại giấy tờ, tài liệu lại với nhau. 

Mẫu bìa còng lưu trữ hồ sơ

Bìa còng thường có kích thước khá lớn do đó khả năng lưu trữ, kẹp tài liệu có thể lên đến 700 tờ giấy A4 hoặc A3. Một số mẫu bìa còng được nhiều người dùng lựa chọn nhất hiện nay như: Plus, Thiên Long, Kingstar, DK, Ageless, Kokuyo,…

Bìa nẹp Accor

Một trong các loại bìa đựng hồ sơ thông dụng trong văn phòng hiện nay phải kể đến bìa nẹp accor. Đây là loại bìa kẹp có thiết kế gồm phần bìa mềm bên ngoài kết hợp cùng một thanh nẹp bằng chất liệu nhựa hoặc sắt dùng cố định giấy tờ bên trong. Mẫu bìa kẹp accor thường có kích thước khổ A4, thuận tiện để kẹp giữ tài liệu và mang theo bên mình. 

Bìa nẹp accor được sử dụng phổ biến trong văn phòng

Bìa accor có thể được làm từ nhiều chất liệu khác nhau như nhựa simili, nhựa PP hoặc giấy nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng. Giá thành sản phẩm cũng khá rẻ, chỉ từ 3.000 – 13.000 đồng cho một sản phẩm. 

Bìa cây

Bìa cây là một trong các loại bìa kẹp hồ sơ được nhiều người dùng lựa chọn, không chỉ là nhân viên văn phòng mà còn có học sinh, sinh viên, nhân viên tiếp thị,… Thiết kế bìa cây gồm phần bìa nhựa mỏng, thường là trong suốt để dễ dàng đọc được tài liệu bên trong và phần cây nhựa dùng để cố định gáy của bìa, giữ giấy tờ chắc chắn và không bị rơi. Phần cây này có thể tháo ra dễ dàng để có thể cho thêm hoặc lấy bớt giấy ra ngoài. 

Bìa cây gồm phần bìa nhựa mỏng và thanh cây cố định gáy

Hạn chế của các mẫu bìa cây đó chính là khả năng lưu trữ hạn chế, chỉ kẹp giữ được một ít giấy tờ, tài liệu. Do vậy mà giá thành của loại bìa lưu trữ này rất rẻ, chỉ từ 3.000 đồng cho một sản phẩm khá chất lượng.  

Bìa 3 dây cột

Với nhu cầu lưu trữ khối lượng lớn hồ sơ thì bìa 3 dây chính là giải pháp lưu trữ hiệu quả và cực kỳ tiết kiệm chi phí. Các mẫu bìa đựng hồ sơ 3 dây có cấu tạo gồm phần bìa cứng bên ngoài cùng 3 đầu dây cột chắc chắn, giúp bảo quản hồ sơ một cách cố định, tránh tình trạng nhàu nát giấy bên trong. Phần bìa cứng cáp với màu sắc bắt mắt, bề mặt sáng bóng giúp tăng tính thẩm mỹ của sản phẩm. Bạn có thể lựa chọn đa dạng độ dày bìa kẹp 3 dây: 5cm, 7cm, 10cm, 12cm,… cho phù hợp với nhu cầu lưu trữ của văn phòng. 

Mẫu bìa kẹp hồ sơ 3 dây cột

Bìa lá

Khi nhắc đến các loại bìa đựng hồ sơ thông dụng hiện nay thì phải kể đến các mẫu bìa lá lưu trữ giấy tờ. Loại bìa kẹp hồ sơ này không còn quá xa lạ với dân văn phòng. Thiết kế bìa lá khả mỏng nhẹ và gọn gàng, khả năng lưu trữ giấy tờ khá ít, chỉ khoảng được 10 tờ giấy. Chính vì thế nó sẽ thích hợp với các loại hồ sơ gọn nhẹ, cần mang theo bên mình. 

Bìa lá có thiết kế khá mỏng nhẹ, đựng được số lượng ít giấy tờ

Bìa hộp

Đúng như tên gọi, các mẫu bìa hộp được thiết kế với hình dáng như một chiếc hộp chữ nhật, phần gáy dày và có nắp đóng mở tiện dụng. Phần bìa được làm từ các chất liệu dày dặn, cứng cáp như giấy cứng, nhựa PP, nhựa simili. Thông thường bìa hộp sẽ phù hợp để lưu trữ khối lượng lớn giấy tờ trong dài hạn, khổ giấy thông dụng là A4 hoặc A3. 

Mẫu bìa hộp cứng cáp chuyên dùng để lưu trữ số lượng lớn giấy tờ

Bìa trình ký

Các loại bìa đựng hồ sơ trình ký được sử dụng với mục đích trình giấy tờ lên cấp trên để được duyệt ký. Chất liệu bìa rất đa dạng từ giấy cứng, nhựa ABS, nhựa PP, simili, da,… Bìa trình ký cũng thường được đặt làm riêng, in logo của doanh nghiệp để tạo dựng bộ nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào chất liệu mà giá thành sẽ dao động trong khoảng 20.000 – 40.000 đồng/sản phẩm.

Bìa trình ký được dùng với mục đích trình giấy tờ lên cấp trên

Bìa nút

Các mẫu bìa nút lưu trữ hồ sơ chắc hẳn đã quá quen thuộc với nhiều người. Kiểu dáng thiết kế bìa nút tương tự như một chiếc bì thư có kết hợp nút bấm chắc chắn. Khi đựng giấy tờ, hồ sơ sẽ không lo bị nhàu nát hay bụi bám. Bìa nút thường có khổ A4, kích thước nhỏ gọn nên chỉ đựng được số lượng tài liệu nhất định (khoảng vài chục trang giấy). 

Bìa nút là một trong các loại bìa đựng hồ sơ phổ biến nhất hiện nay

Nên sử dụng bìa nút cho các loại giấy tờ thường được mang theo bên mình, đặc biệt khi đi ra ngoài trời. Giá thành của các mẫu bìa nút cũng khá rẻ, chỉ từ 5.000 đồng cho một sản phẩm. 

Bìa lỗ

Bìa lỗ được xếp vào loại bìa kẹp hồ sơ có giá thành rẻ nhất hiện nay. Các mẫu bìa lỗ không bán lẻ mà thường được đóng gói thành xấp (100 tờ/xấp) hoặc tính giá theo trọng lượng. Loại bìa này được là từ nhựa PP trong suốt, khá mỏng nhẹ. Điểm khác biệt của bìa lỗ so với các loại bìa đựng hồ sơ khác đó chính là có rất nhiều lỗ nhỏ được đục sẵn ở phía bên trái. Các lỗ nhỏ này được thiết kế khớp với còng sắt của mẫu bìa còng. 

Bìa lỗ có thiết kế gọn nhẹ, mềm dẻo

Chính vì thế mà bìa còng và bìa lỗ thường được kết hợp với nhau để bảo quản giấy tờ hiệu quả, an toàn. Một chiếc bìa còng có thể chứa được hơn 100 chiếc bìa lỗ.

Bìa nhựa nhiều lá

Bìa nhựa nhiều lá (hay còn gọi là bìa nhựa nhiều ngăn) có thiết kế gồm phần bìa nhựa cứng bên ngoài, bên trong gồm nhiều lá nhựa PP mỏng và mềm dẻo. Mẫu bìa đựng hồ sơ này thường được sử dụng để phân loại giấy tờ theo ngày hoặc danh mục, mẫu sản phẩm,… Giấy tờ được lưu trữ riêng trong từng lá nhựa, hạn chế được bụi bẩn và ẩm mốc. 

Bìa nhựa nhiều lá (bìa nhựa nhiều ngăn) dùng phân loại giấy tờ theo ngày hoặc hạng mục

Bìa nhựa nhiều lá có rất nhiều khổ khác nhau: 20 lá, 60 lá, 80 lá, 100 lá,… phù hợp với nhu cầu sử dụng đa dạng của người dùng. Một vài thương hiệu được nhiều người dùng lựa chọn như: Thiên Long, VC, Deli,… 

Bìa phân trang

Bìa phân trang là loại bìa giúp phân loại, sắp xếp giấy tờ một cách hiệu quả. Với thiết kế dày dặn cùng nhiều màu sắc nổi bật, bìa phân trang có thể giúp sắp xếp và tìm kiếm giấy tờ nhanh chóng, đơn giản hơn. Các mẫu bìa phân trang được đục lỗ sẵn ở mép trái, do đó không sử dụng riêng biệt mà phải kết hợp cùng mẫu bìa còng, bìa accor,… Kích thước bìa khổ A4, phù hợp sử dụng với giấy tờ có cùng khổ. 

Bìa phân trang giúp tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm tài liệu

Khi sử dụng bìa phân trang, bạn sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian tìm kiếm tài liệu. Bởi giờ đây tập hồ sơ đã được phân loại chi tiết, dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần.

Lời kết

Các loại bìa đựng hồ sơ chắc chắn là vật dụng văn phòng phẩm không thể thiếu tại mỗi doanh nghiệp. Chúng không chỉ hỗ trợ phân loại, sắp xếp và lưu trữ giấy tờ mà còn tăng thêm tính thẩm mỹ, tính chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Hy vọng với bài viết tổng hợp về các loại bìa hồ sơ trên đây, bạn đã có thêm cho mình nhiều thông tin hữu ích nhé!